PRO.3 ELEKTRONSKO VODENJE PISARNE je celovita rešitev namenjena podpori računalniškega vodenja pisarniškega poslovanja, ki se izvaja po naprej določenih postopkih.

Rešitev je namenjena:

• sprejemanju poštnih, osebnih in drugih prispelih pošiljk (vloge, listine,prošnje...),
• vodenju evidence o zadevah in dokumentih,
• hrambi dokumentov,
• prenosu in predaji zadev med posameznimi referenti,
• nudenju informacij strankam,
• reševanju zadev v upravnih in drugih postopkih,
• izdelavi, spremembi in dopolnitvi dokumentov v skladu z vladno UREDBO O UPRAVNEM POSLOVANJU.
  

Kliknite za povečavo

Rešitev omogoča:

• označevanje zadev v skladu z zakonodajo,
• ustrezno signiranje in klasificiranje zadev,
• definiranje in vnos atributov posameznih dokumentov,
• vnaprej določene delovne postopke (delovni tokovi),
• dopolnjevanje atributov dokumentov v delovnih tokovih,
• nadzor nad pretokom dokumentov,
• spremljanje pretoka dokumentov,
• optični zajem dokumentov,
• nadzor nad delom posameznega referenta,
• oblikovanje poročil, statistike,
• vodenju rokovnika,
• upravljanje s pravicami uporabnikov,
• evidentiranje zgodovine zadev, dokumentov,
• obveščanje uporabnikov o dogodkih,
• arhiviranje dokumentov v povezavi s PRO.3 Dokumentacijskim sistemom,
• prenos posameznih dokumentov med zadevami,
• izdelovanju dokumentov iz predlog,
• vključevanje poljubnih vrst dokumentov (Word, Exell, Open Office, Autocad)
• nadzor nad verzijami dokumentov,
• evidentiranje elektronskih sporočil,
• elektronski podpis dokumentov ter
• skupno rabo (delo) dokumentov.

Povezljivost
Aplikacijo lahko povežemo z drugimi rešitvami PRO.3 INFORMACIJSKEGA SISTEMA (PRO.3 Domovi starejših, PRO.3 Finance-poštna knjiga, ...) s katerimi na enostaven način izmenjujemo podatke.

Enostavna uporaba
Rešitve PRO.3 ELEKTRONSKO VODENJE PISARNE je zasnovana tako, da olajša delo in prihrani čas. Uporabniški vmesnik je zasnovan po meri uporabnika.

Delovni tokovi
Predpisujejo delovne procese in tako zmanjšujejo napake pri obdelavah zadev, dokumentov.

Funkcionalna področja
Sprejemna pisarna
Sprejemanje in evidentirajo zadev. Informacijska pisarna, kjer lahko stranke pridobijo informacije o postopkih in trenutnem stanju njihovih zadev.

Referenti
Rešujejo zadeve, jih dopolnjujejo, izvajajo razne postopke.

Nadzor
Nadzor nad delom referentov, stanjem tekočih zadev, izpis statistik, poročil.

Administracija
Nastavljanje pravic uporabnikov, določanje delovnih postopkov, določevanje klasifikacij, dopolnjuje šifrante, vrši arhiviranje.

Elektronski podpis
Omogoča elektronsko podpisovanje dokumentov, avtorizacijo delotoka, ter tako nadomešča klasični podpis, tam kjer je to potrebno.

Arhiviranje
Arhiviranje podatkov v PRO.3 Dokumentacijski sistem je namenjeno shranjevanju vseh dokumentov, ki nastajajo znotraj posameznih zadev.

Dostop do dokumentov
Z nastavitvijo pravic uporabnikov se točno določi pravice za pregled, spreminjanje ali dodajanje dokumentov.

Obveščanje
Uporabnike preko elektronske pošte obveščamo o pričetkih postopkov, spremembah dokumentov, zaključku postopkov.

Izmenjava podatkov
Podatki iz oddaljenih enot se sinhronizirajo s centralno bazo podatkov.

Hitro iskanje
Zadeve, dokumente lahko iščete preko ključnih besed, po klasifikacijah, signaturi, referentu, datumu pričetka, konca zadeve.

Opozarjanje
Sistem vas opozarja na zadeve, ki jim je potekel rok za rešitev. Nadzorniki lahko v tem primeru delegirajo zadevo drugemu.

Varnostne kopije
Ker so podatki zbrani na enem mestu je izdelava varnostnih kopij enostavnejša in bolj zanesljiva.