Kdo, kdaj in zakaj potrebuje informatiko v podjetju

Zakaj podjetje sploh potrebuje računalniške informacijske rešitve? Zakaj trošiti čas, denar, vire za postavljanje računalniške opreme, razvijanje in uvajanje aplikacij, oblikovanje podatkovnih baz, formaliziranje postopkov, usposabljanje uporabnikov …?

Zunanji vzroki

Globalizacija je še preveč abstraktna beseda, katere pomena se ne zavedamo. Včasih je podjetje bolj ali manj vedelo, kdo je njegova konkurenca, kakšen je trg, kaj pričakuje in kako se njegove potrebe spreminjajo. Danes je to praktično neizvedljivo. Vsi svetovni trgi in konkurenca so se zlili v en sam nepredvidljiv sistem.

Današnji poslovni sistemi in okolje, v katerem delujejo, so izjemno kompleksni, zahtevajo gladko in hitro delovanje in po potrebi hitre spremembe. Obseg dela je prevelik, preveč zapleten in zahteva preveliko hitrost, da bi ga lahko opravili s človeško delovno silo. Le sodobna informacijska tehnologija omogoča operativno delovanje in tiste dodatne informacijske funkcije, ki omogočajo menedžmentu, da uspešno krmari poslovni sistem. Konkurenca počne podobno, trg to zahteva. Podjetje se hočeš nočeš mora prilagoditi. Le tako lahko vzdržuje konkurenčnost, obdrži stranke, preživi.

Izhodišče za postavitev ustreznega informacijskega sistema mora biti poslovni strateški načrt podjetja. Informatika potrebuje svoj strateški načrt, svoje dolgoročne cilje, ki so usklajeni s cilji poslovnega sistema. Informatika mora poslovno strategijo omogočati in podpirati. Če je v prihodnosti podjetja nova iniciativa, mora biti temu ustrezna informacijska podpora predvidena v strateškem načrtu informatike. In temu primerno mora biti danes izbran, zgrajen in postavljen tudi informacijski sistem.

Notranji razlogi

Načrtovati in graditi informacijski sistem brez podpore celotnega menedžmenta je kot načrtovati in graditi stanovanjsko hišo, ne da bi se o tem pogovarjali z naročnikom, bodočim uporabnikom, stanovalcem. Če menedžment ne razvršča informatike in njenih možnosti po pomenu v isto vrsto z bodočo proizvodno linijo, novimi stroji, okrepljeno prodajo in inovativnimi mladimi kadri, potem bo informatika vedno kot nujno zlo, strošek, mlinski kamen okoli vratu. Niti najboljši računalniki, informatiki in aplikacijske rešitve ne morejo pokriti tega primanjkljaja.

Zakaj potrebujemo oziroma kaj nam prinesejo celovite informacijske rešitve?

• Poenostavljanje upravljanja:
  • enostaven celovit vpogled v dogajanje v podjetju,
  • kontrola stroškov,
  • obvladovanje zalog,
  • pregled nad donosnostjo,
  • obvladljivost, ko podjetje naraste čez obvladljive mere.
• Izboljšanje storitev za stranke:
  • krepitev odnosov s strankami,
  • pregled nad tekočimi zadevami,
  • zgodovina transakcij,
  • zagotavljanje kvalitete produktov,
  • krajšanje časa od naročila do dobave.
• Izboljšanje odločanja:
  • s pravimi podatki podprto odločanje,
  • ena verzija resnice,
  • negovanje konkurenčnih prednosti,
  • minimiziranje, izogibanje slabostim.
• Standardizacija postopkov:
  • pospešitev in ureditev poslovnih procesov,
  • zagotavljanje spoštovanja poslovnih pravil,
  • nadzor nad procesi v realnem času.
• Boljše upravljanje financ:
  • tekoč vpogled v stanje in planirane transakcije,
  • obvladovanje terjatev,
  • povečanje dobička.

Je to vse? Ne! V konkretnem primeru moramo o dejanskih koristih razmišljati, pripraviti ustrezna merila, jih spremljati in ob zaključku projekta tudi preveriti, ali so bile naše predpostavke pravilne.

Pomen informatike mora menedžment dobro razumeti, če naj bo informatika res tisto, kar prinaša podjetju korist. Tu ne govorimo o tem, da bi morali poznati tehnične podrobnosti s področja informatike. Bistvena so konceptualna znanja. Koristno je poznavanje načinov uporabe informacijske tehnologije, njihova praktična uporaba v poslovnih okoljih, vplivi na konkurenčne prednosti podjetja …

Običajno se pri implementaciji celovitih informacijskih rešitev veliko govori tudi o reorganizaciji poslovnih procesov, o spreminjanju funkcionalne organiziranosti v procesno organiziranost. Informatizacija lahko omogoča, da poslovni procesi postajajo vedno bolj učinkoviti in uspešni (Kovačič, Groznik, 2006). A obstaja možnost, da zastavimo preveč pogumen načrt sprememb, ki ga kasneje nismo sposobni realizirati. Vzemimo si čas. Tudi psihološko je bolje, da cilji niso preveč v oblakih, naloge niso zastrašujoče in prihodnost ni en sam pretres.

V naslednji številki pa bom pisal o razlogih za zamenjavo poslovnega informacijskega sistema.

1. del članka
Kako zmanjšati bolečine ob postavljanju celovitih informacijskih rešitev