Hiter tempo življenja in vse večja pričakovanja strank in sodelavcev nas večkrat pripeljejo v situacijo, ko ne moremo narediti vsega, kar obljubimo. Določene aktivnosti v poslovnem življenju, kot so sestanki s strankami, telefonski razgovori, predstavitve izdelkov, odgovarjanje na elektronsko pošto, priprava ponudb, nam vzamejo veliko časa. Nekaterih aktivnosti nikakor ne moremo časovno skrajšati,. veliko pa je takih, ki jih lahko s sodobnimi programskimi rešitvami opravimo mnogo hitreje in svoj dragoceni čas usmerimo v več komunikacije s sodelavci ali strankami.

Sodoben poslovni informacijski sitem oz. ERP, kot radi rečemo, je že samoumeven. Ampak to ni več dovolj. Verjetno ste že sami pri delu odkrili, da vam v poslovnem informacijskem sistemu manjkajo določene funkcionalnosti, ki bi jih potrebovali za nemoteno delo. Ena takih je prav gotovo sistem za upravljanje dokumentov oz. dokumentacijski sistem. To je prva točka, kjer bi s sodobno rešitvijo pridobili nekaj časa. Sama pri delu uporabljam Pro-bit dokumentacijski sistem v povezavi s poslovnim informacijskim sistemom. Uporaba tega mi omogoča:

• nadzor in pregled nad vso pošto, ki je zame prispela v podjetje, tudi če me ni na delovnem mestu, lahko nanjo takoj reagiram;
• hitro iskanje sklenjenih pogodb, saj smo vso pomembno dokumentacijo in tisto, ki jo najbolj pogosto iščemo, skenirali in shranili v dokumentacijskem sistemu;
• hitro iskanje cen izdelkov dobaviteljev po že prejetih računih;
• pregledovanje odprtih postavk dobaviteljev in kupcev s takojšnjim vpogledom v originalni dokument;
• hiter pregled med povezanimi dokumenti, npr. pogodbo, zapisniki, aneksi.

Druga zadeva, ki mi prihrani ogromno časa, je v poslovni informacijski sistem vključena dodatna funkcionalnost, ki preprosto in učinkovito omogoča vodenje vseh potencialnih kupcev. O tem sem več pisala v prejšnji številki revije IN-TOUCH, v tem članku pa bom povzela predvsem koristi, ki mi pri delu prihranijo čas. Ker imamo urejeno komunikacijo s kupci. mi ni treba pri vsakem klicu ali ko grem na sestanek, po različnih beležkah iskati zapiskov telefonskih razgovorov. Prav tako po nepotrebnem ne izgubljam časa s klicanjem sodelavca, ki je na terenu, ko me pokliče njegova stranka. Z uporabo tega imam vse podatke pri roki. Tudi ko je potrebna kakšna analiza ali napoved prodaje, ne izgubljam časa z zbiranjem podatkov, ampak mi sistem sam omogoča potrebne analize.

Sistemi za boljšo izrabo časa obstajajo, le vedeti morate, kaj potrebujete in koga poklicati. Vsekakor smo mi pravi naslov.

Klikni za ogled programa Dokumentacijski sistem